Biznesi & Karriera

13 Marifete të cilat i përdorin Jeff Bezos, Elon Musk, dhe Drejtorë të tjerë Ekzekutiv për të mbajtur takime produktive

Publikuar nga Kumrije Aliaj

Axhendat dosido nuk janë të pranueshme për Drejtorë të tillë

Sipas statistikave, Amerikanët janë të angazhuar në përafërsisht 11 milion takime çdo ditë, por këto të fundit duke qenë joproduktive, u kushtojnë kompanive rreth 37 miliard dollarë në vit. Është e ditur se takimet shpesh rezultojnë të dështuara apo joproduktive si pasojë e axhendave të lerosura dhe poentave të paqarta, por çfarë e bën një takim të suksesshëm? Ne kemi hulumtuar dhe observuar disa nga Ekzekutivët më efektiv në histori, duke filluar prej themeluesit të gjigantit elektronik Apple, Steve Jobs, e deri tek kreu i Amazon Jeff Bezos dhe COO e Facebook Sheryl Sandberg të cilët drejtojnë çdo ditë mbledhje e takime të cilat janë të pashmangshme në kalendarin e tyre.

Drejtori Legjendar i GM, Alfred Sloan foli pak, për të vazhduar më pas me krijimin e follow-ups

Sloan drejtoi GM për 30 vite, përkatësisht prej vitit 1920 gjer më 1950. Gjatë asaj kohe, GM nën drejtimin e tij u bë korporata më e madhe në botë. Në vitet e 50-ta, GM kryesonte në auto market me pjesmarrje rreth 46% dhe punësoi afro 600,000 Amerikanë. Alfred Sloan merr meritën më të madhe për zbulimin e strukturave moderne të korporatave. Sipas Gurusë së lidershipit Peter Drucker, follow-up memorandum ishte njëra nga armët më të fuqishme të Sloan.Pas çdo takimi zyrtar në të cilin ai thjesht prezantoi qëllimin e tij, ai dëgjoi opinionin e njerëzve të tjerë dhe më pas u largua. Sloan do të dërgonte një follow-up memorandum me një plan të veprimit.Drucker konkludoi se:

[Sloan] menjëherë shkroi një memorandum të shkurtër duke e adresuar tek cilido pjesëmarrës i takimit. Në atë memorandum, ai përmblodhi diskutimet dhe konkludimet e tij të paraqitura në cilëndo temë të prekur apo të diskutuar gjatë takimit (duke përfshirë një vendim për të mbajtur një takim mbi një temë të caktuar ose për të studiuar një çështje). Ai përcaktoi afatin dhe ekzekutivin i cili duhet të jetë i përgjegjshëm për detyrën . Ai i dërgoi një kopje të memorandumit të gjithë ata që qenë apo nuk qenë të pranishëm në mbledhje. Këto memorandume e bënë Sloan një “drejtor ekzekutiv jashtëzakonisht efektiv” siç argumenton Drucker dhe mund të përfundohet se kjo metodë ishte çelësi i dominancës së GM-së në shekullin e XX.

Ben Horowitz , bashkëthemelues i Andreessen Horowitz dhe ish Ekzekutiv i Opsware pëlqen të ketë takime individuale

Kur ishte Ekzekutiv, Horowitz e drejtoi Opsware në shitje prej rreth 1.6 miliard dollarë të Hewlett-Packard në vitin 2007.
Dy vjet më vonë, ai e bashkëthemeloi Andreessen Horowitz, kjo e fundit ndoshta firma më e kërkuar për kapitale.Horowitz , i cili shpenzon shumë nga koha e tij duke monitoruar dhe udhëzuar liderët e rinj, thotë se puna më e rëndësishme për një Ekzekutiv është krijimi i një mënyre përmes së cilës njerëzit duhet të komunikojnë përbrenda një kompanie.Sipas tij, takimet individuale janë esenciale për këtë proces, pasi që është vendi më i mirë që idetë dhe kritikat të rrjedhin nga puntorët në menaxhment.Ja se çfarë sugjeron ai:Nëse ju pëlqejnë axhendat e stukturuara, atëherë punëtori duhet të rregullojë dhe të strukturojë axhendën. Një praktikë e mirë është të angazhoni punëtorin t’ju dërgojë axhendën paraprakisht. Kjo do të jetë një mundësi e mirë për planifikimin e takimeve, llogaritjen e kohës të cilën e marrin, e madje edhe anulumin e tyre kur nuk nuk është diçka urgjente.Gjatë mbledhjes, duke qenë se takimi kryesohet nga punëtori, menaxheri duhet të flasë rreth 10% dhe të dëgjojë për 90% të mbetura. Duhet pasur parasysh se kjo është e kundërta e shumicës së takimeve individuale.

Drejtori ekzekutiv i Tesla dhe SpaceX, Elon Musk, kërkon që njerëzit të jenë super të përgatitur

Musk ka standarde jashtëzakonisht të larta, kështu që nëse keni takim me të në Tesla ose SpaceX, ju duhet të jeni të gatshëm.Një punëtor anonim i Musk shkroi në Quora:Kur ne takoheshim me Elon, ne ishim gjithmonë të përgatitur. Sepse nëse nuk ishim, ai do të na bënte me dije. Nëse ai kërkonte një follow-up pyetje të arsyeshme dhe ti nuk kishe gati një përgjigje për të, të vaftë mbarë.Çfarë do të prisnit ju nga Ekzekutivi më famëkeq i tërë Amerikës?

COO e Facebook Sheryl Sandberg preferon axhendën strikte

Sandberg merr me vete një fletore me spirale në çdo takim. Në atë fletore gjendet një listë e pikave të diskutimit dhe gjërave të veprimit.“Ajo i kalon faqet një nga një, dhe sa herë që të gjitha gjërat në listën e saj janë të përfunduara, ajo e shqyen faqen dhe vazhdon me tjetrën,” raporton Fortune. “Nëse çdo gjë në listën e saj merr kohë prej 10 minuta deri një një orë, vetëm atëherë takimi përfundon.”

Ekzekutivi i gjigantit Apple, Steve Jobs, mbante mbledhjet sa më të vogla që ishte e mundur. Nën udhëheqjen e Jobs, Apple u bë njëra nga kompanitë më të vlefshme në botë, duke krijuar kështu produkte të përshtatshme për konsumatorët me dizajne të hijshme

Ai i drejtoi mbledhjet me një minimalizim të ngjashëm. Ai e urrente kur takimet ishin shumë të mëdha, pasi sipas tij, shumë mendje në një dhomë binin ndesh në thjeshtësimin e temave të diskutimit.

Jobs ishte në një takim javor me agjencinë e marketingut të Apple dhe ai vuri re dikë që nuk e merrte pjesë në takime rregullisht. Ai pyeti se kush ishte ajo, dëgjoi përgjigjen e saj, dhe me edukatë i tha asaj të lironte sallën: “unë nuk mendoj se kemi nevojë për ju në këtë takim, faleminderit.”Jobs praktikoi të njejtin standard edhe me veten e tij. Kur presidenti i Shteteve të Bashkuara Barack Obama e ftoi në një takim mes idhujve të teknologjisë, Jobs nuk pranoi pasiqë lista e të ftuarve ishte shumë e gjatë.

Drejtoresha Ekzekutive e Yahoo, Marissa Mayer me agresivitet korrigjon çdo ide

Mayer i shkon në fund çdo propozimi i cili është sjellë në rrugën e saj. Menaxherët e produktit ose dizajnerët në bashkpunim me Ekzekutivët kanë idetë e tyre, të verifikuara tërësisht përmes një sërë pyetjesh, si:· Si është hulumtuar një çështje e caktuar?· Cila ishte metodologjia e hulumtimit?· Si e keni mbështetur tezën tuaj?Ky proces i verifikimit ishte vetëm një nga shumë strategjitë e përdorura nga Mayer që të ndryshojë Yahoo-në.

Drejtori Ekzekutiv i Alphabet, Larry Page thotë se askush nuk duhet të presë një mbledhje për të marrë një vendim

Në Gusht, Page prezantoi një plan përmes të cilit Google do të ristrukturohej rrënjësisht duke formuar një kompani më të re të quajtur Alphabet, të cilën ai do ta udhëhiqte vetë. Google zyrtarisht u bë Alphabet në ditët e para të Tetorit.

Disa vite më parë, në vitin 2011, Page i dërgoi një email tërë kompanisë me titull “Si të drejtohen mbledhjet në mënyrë efektive.” Njëra nga këshillat e tij ishte që të caktohet një vendim – krijues për çdo mbledhje.Por edhe më e rëndësishme ishte poenta e tij që ndoshta mund të mos kemi nevoj fare për mbledhje e takime. “Asnjë vendim nuk duhet kurrë të presë për një takim,” shkruhej në email. “Nëse një mbledhje duhet të ndodhë gjithsesi para marrjes së një vendimi, atëherë takimi duhet të caktohet menjëherë.”

Drejtori ekzekutiv i Nike, Mark Parker, vizaton përgjatë takimeve të tij

Parker jo vetëm që menaxhon perandorinë atletike Nike e cila gjeneron profit prej 30 miliard dollarë në vit, ai poashtu sjell edhe dizajnet dhe skicat e veta. Parker hyn në mledhje me një fletore Moleskine nën krahun e tij e cila është përplot me skica të produkteve të reja.Në vitin 2009, çiklisti Lance Armstrong ishte në një konsulencë biznesi me Parker, i cili shpenzoi të gjithë kohën duke skicuar në fletoren e tij. Në fund të takimit, Armstrong kërkoi të shihte skicat e Parker. “Ai e rrotulloi bllokun dhe me tregoi këtë këpucën e përsosur,” tha Armstrong.

Sipas Parker, vizatimet dhe skicat ndihmojnë në qartësimin e procesit të gjenerimit të ideve, dhe kjo procedurë është në balanc konstant me dizajnin e dëshiruar dhe me nevojat e biznesit

“Mendoj shumë për balancin”, thotë Parker. “Shumica prej nesh janë të disbalancuar, dhe kjo është e pranueshme, por, ju keni nevojë të fokusoheni në mënyrë që ekulibri gjithpërfshirës të jetë i suksesshëm.”

Jeremy Stoppleman, drejtori ekzekutiv i Yelp takohet me njerëz individualisht çdo javë. Stoppleman ka takime individuale me secilin nga raportuesit direkt çdo javë

“Ndonjëherë ndihem sikur të isha psikiatri i kompanisë” tha ai në një Reddit AMA, “por duhet të them se këto takime duke dëgjuar njerëzit tek flasin për problemet e tyre (qofshin ato personale apo profesionale) pastrojnë parregullsitë, dhe e mbajnë kompaninë në punë të vazhdueshme.”

Themeluesi i Evernote, Phil Libin gjithmonë sjell një punëtor me potencial të lartë për participim

Në çdo mbledhje në Evernote, do të jetë një person i cili nuk i përket ambientit në të cilin gjendet. Kjo gjë nuk ndodh rastësisht. Marrja e shënimeve ka një program të brendshëm të quajtur “trajnimi i oficerëve” në të cilin puntorët angazhohen në mbledhje të cilat nuk janë në fushën e ekspertizës së tyre, sidoqoftë, kjo bëhet në mënyrë që puntorët të eksplorojnë edhe pjesë tjera të kompanisë.“Ata punëtorë ndodhen aty për të absorbuar gjërat të cilat ne i diskutojmë në mbledhje,” thotë Libin për New York Times. “Ata nuk janë thjesht spektatorë. Ata bëjnë pyetje, ata flasin.”Libin e mori këtë ide gjatë bisedës me një mik i cili kishte shërbyer në një nëndetëse bërthamore. Për të qenë një oficer i tillë, ju duhet të dini punën e të gjithë ekuipazhit. Ai tha se këto aftësi u mësohen puntorëve vazhdimisht. Libin e mban mend mendimin e tij të parë pas kësaj bisede, dhe pikërisht kjo ishte pikënisja e gjenerimit të një praktike e cila do ta ngriste këtë të fundit drejt majave të suksesit.

Drejtori ekzekutiv i Amazon, Jeff Bezos ka dëshirë t’i nxisë njerëzit drejt mospajtimit dhe argumenteve

Nëse ju punoni në Amazon, është mirë që të ndiheni rehat nën konfliktet e vazhdueshme. Bezos urren “kohezionin social”, apo tendenca që njerëzit kanë për të gjetur konsensus për asnjë arsye tjetër përvec se ata ndihen mirë. Ky mospëlqim për pajtueshmërinë është përforcuar nga parimet udhëheqëse të Amazon, njëra prej të cilave lexon:Liderët janë të detyruar të sfidojnë respektivisht vendimet nëse ata nuk pajtohen, edhe kur kjo mund të jetë e pakëndshme ose rraskapitëse. Liderët kanë bindje dhe janë këmbëngulës. Ata nuk bëjnë kompromis për hir të kohezionit social. Pasi vendimi të jetë përcaktuar, ata i dedikohen tërësisht vendimit.Vlen të përmendet se ai nuk është fans i madh i prezentimeve përmes programit PowerPoint. Në vend të prezentimeve të tilla, ai kërkon që punëtorët të shkruajnë një memorandum prej katër deri në gjashtë faqe në lidhje me propozimet e tyre dhe t’i përdorin mbledhjet dhe takimet për pyetje eventuale.

Oprah Winfrey cakton sa më pak mbledhje që të jetë e mundur, duke preferuar më shumë email-et

Winfrey është njëra nga gratë më të pasura dhe më të fuqishme në botë. Ajo padyshim bën pjesë edhe në listën e personave më të zënë.

Duke marrë në konsideratë angazhimin e saj në Oprah Winfrey network, publikimin e revistës Oprah Winfrey Magazine dhe prodhimin e serialeve të reja televizive, ajo nuk ka kohë për të humbur me takime.“Unë me të vërtetë mundohem jashtëzakonisht shumë të shmang mbledhjet dhe takimet,” i tha Winfrey J.J. McCorvey në një intervistë për Fast Company. Preferencat e saj janë që stafi i saj ti dërgojë email-e me informacion të detajuar në lidhje me temën në fjalë.Njëherë, ajo kaloi plot 20 minuta në përpjekje për të bindur Coretta Scott King që të mos caktonte një takim individual me të.

Winfrey i tha asaj: “Çfarëdo qoftë, unë do të jem më e prirur për të bërë atë në qoftë se ju më pyesni në telefon. Sepse në qoftë se ju merrni gjithë atë rrugë deri këtu, dhe nëse unë nuk dua të bëj këtë, unë nuk do ta bëj. Dhe pastaj ju do të keni humbur kohën tuaj, dhe unë do të ndjehen keq, dhe pastaj ju do të ndiheni keq.”

Satya Nadella, drejtori ekzekutiv i Microsoft, ka takime katër orëshe çdo javë me ekipin e tij të lidershipit

Në një intervistë të fundit me Wall Street Journal , Nadella tha ai mblidhet me ekzekutivët e tij të lartë në një të premte në muaj për tetë orë rraskapitëse. Tri javët e tjera, ata të takohen për katër orë. “Ekipi i lartë i lidershipit të çdo kompanie duhet të qëndrojë në faqen e njejtë,” tha ai për The Journal. “çdo kompani mund të devalvojë lehtësisht në një depozitë.” Mund të jeni kurioz në faktin se çfarë bëjnë ata për katër orë rresht. Një storie e Bloomber Business tregoi se Nadella e mban një tabelë e cila e mat performancën e secilit prej ekzekutivëve të tij.

Ajo tabelë përfshin “grafikët në kohë reale dhe të dhëna mbi performancën financiare për përdorimin e produktit” dhe “ekzekutivët sjellin këto tabela çdo të premte në mbledhjet ekipit të lartë për lidership për të ndihmuar koordinimin e përpjekjeve në të gjitha njësitë e biznesit.”

Shkruar nga: Business Insider.

Rreth Autorit

Kumrije Aliaj

Komento